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任务如何才能按时完成

工作不需要提前完成,但需要提前动手。小学时的寒假作业没有人会每天写点,要么是第一周写完,要么是最后一周写完。

2022年的第一篇读书笔记来了,这次要和大家分享的是2018年12月出版的《任务就要按时完成》,作者是UIEvolution公司创始人CEO,曾经深度参与开发了Windows95,IE浏览器3.0以及Windows98的日本工程师中岛聪。

整本书只有9万多字,买回来吃了很长时间灰之后终于用一个周末读完,险些因为拖延症而放弃了一本涉及拖延症内容的书。不过读完之后还有点收获和启发,与你分享。

读任务管理和时间管理这类内容,我一直比较谨慎,往往读的越多就越有「道理都懂但做不到」的体会。这本《任务就要按时完成》里「显而易见的道理」也不少,比如:工作要的是结果而不是过程;有工作拖延症的人大多害怕别人的评价等等。

我之所以还是想写这篇文章在于它的特别之处是让我学会了如何判断「任务不能按时完成」,以及书中的方法确实可以尝试执行。

面对分配到自己手里的工作,不能按时完成的原因多数不是拖延,而是不知道自己能否按时完成。这就带来了两个问题,一方面如果过分乐观,我们很可能会等到自己想象中的合理剩余时间才开始动手;如果过于悲观,往往表现的犹犹豫豫不能给出一个准确的答复。

就我个人而言,往往会乐观估计项目完成需要的时间而不能提前告知上级或者客户哪些地方存在风险。

如何才能准确地评估一项工作是否可以按时完成?答案是利用神奇的帕累托法则(也就是我们常说的二八法则)。

如何评估工作能否完成

想必你对二八法则应该不太陌生了,生活工作中方方面面的事情都可以归结为仅有20%的因素可以影响80%的结果,比如80%的销售额来自20%的客户,20%的代码包含了80%的bug,20%的人占有了80%的财富。

评估一项工作是否可以按时完成,同样可以应用二八法则。不妨回忆一下,做完一件事之后,是不是你往往需要总工作时长的20%就可以大致完成一项工作的80%。

在作者推荐和实践的「火箭发射式时间管理术」中,如果你接到了一项为期十天的任务,应该去和上级说明自己需要了解这项工作的大概情况,请给你两天时间来考虑工作规划。

虽然说名义上,我们是利用这两天时间对工作进行预估,但实际上就是实实在在地拼全力、赶进度。这两天需要高速推进工作,尽量做到基本完成。如果能够完成80%就可以答应这件事,如果做不到基本完成就要认识到情况不妙,并积极沟通考虑重新安排。

在时间绰绰有余时全力拼搏,在临近截止期限时从容推进。 接到任务后,在最初两天完成 80%的工作,这件事做起来的难度会超出你的想象。

在《龙珠》里,孙悟空从北界王那儿学了一招「界王拳」,所谓界王拳是一种在短时间内将自己战斗力提升数倍甚至数十倍的招式。这招不伤对手而是将自己身体的力量、速度、攻击力和防御力倍增,其问题在于对自己的身体有极大的负面影响,不能长期使用。

作者形容自己每次面临新项目的时候,都会在前20%的时间里尽可能拒绝一切干扰,使用出20倍界王拳(给自己心理暗示)来推进工作,这里的20倍不是指精确付出20倍的努力,而是让自己的身心进入最佳迎战状态。

在工作中坚决贯彻二八法则

用最初的2天完成8成的工作,在剩余的8天里从容不迫的收工,最大限度的争取余闲轻松工作。

如果想要能够达成这种状态,就需要在工作中的每一天都学习贯彻二八法则。这个比例关系在一天的工作安排中依然适用。在作者看来,一天的工作要在最初的2.5小时内完成 80%。为此,在这2.5小时中要割舍喝咖啡的时间,甚至上厕所的时间都最好省出来。你的身心只为工作服务,要有这样的意识。(下图为作者的每日作息表)

具体情况如何应对

在应用二八法则时,针对耗时较长的工作应该进行纵向分割,直到分割为十天到十五天一个单位。

针对多任务平行推进,要将一天横向分割,例如一天工作9小时,那么就分成3个3小时。

当工作有主次之分时,可以按照不同的重要程度进行划分。

在大任务中穿插小任务

除了上述场景,还有一个打工人更加常见的现实:我们通常会在一个大任务中穿插一个或多个小任务。

今天是周二,如果你做文献分享和项目交付的时间都是下周二。那准备文献的时间就不应该是下周一,因为你会发现项目在下周一到来的时候无论如何都做不完。

为了避免出现这样的狼狈,就要采用 「全速起跑」的二十倍界王拳。像下图这样,应该在周四准备文献分享。

虽说是「全速起跑」,但也不宜在周二周三就开始,因为你先可能需要一些时间准备主题,看看相关资料。确定主题固然非常关键,但也不需要使用太多功力。因此,在做项目的同时可以利用「顺势而行」的工作时间,去搜索合适的主题即可。做好相应准备工作后,便可以在周四顺畅地准备好内容。进而做到从容完工。

写在最后

总结一下:

  • 无论什么工作,只要做到「全速起跑」,就能保证按时完工;
  • 工作期限的最初20%的时间,名义上是「工作预估期」,实际上要完成任务的80%;
  • 如果在最初的两成时间内,不能完成八成工作,就要考虑延长工期;
  • 要提高工作效率,就要做到「合理休整」和「避免分心」。

写到这里,其实你会发现在工作中我们本身就都或多或少在应用二八法则了。不过绝大多数人都是在前80%的时间里完成了20%的工作,最后20%的时间完成80%的工作;只有极少数人可以在前20%的时间完成80%的工作罢了。

以及,整本书(包括这篇文章)的核心都是告诉你用前20%的来完成80%的工作这个非常简单的建议,更重要的还是你能否给自己建立这样一种心态:既然总是用20%的时间完成80%的工作,为什么不在项目开始时拿出两天时间好好「评估」一下呢?

以及,做到这一点,又谈何容易啊。


补充:

文章发出来之后,很快有朋友给我留言:如果任务中有一些节点不在前20%的时间内呢?比如预计时间的70%采购才能完成,剩余的30%调试设备,也就是很明确的知道这件事情不会因为我的努力而在20%的时间里完成80%的时候这一原则似乎就不适用了。

关于这个问题我的回答如下:

这个规则涉及到两个核心的问题,在书中也没有给出绝对清晰的定义,写成文章就更是要选择性忽略了。一个是如何明确知道自己在一项工作里的指责或者说自己每天需要完成的事情是什么。另一个就是如何知道一项工作的前80%是什么?

所谓的28分配不是要求我们站在一个过于全局的视角(领导者除外),而是应该细分到自己有明确把控权的部分。我们绝大多数细分到个人负责的部分都可以做28测试,至于在这之前需要谁来花多长的时间完成其他人的部分我们就没有太多的主动权了。

以及,很多时候别人的部分都会发生拖延,我们就做点其他更重要的事情吧。至于如何界定80%,主要是难度和长度,如果是复杂性的工作需要我们有能力拆解出对自己最有挑战性的部分,如果是有明确时长的工作反而更简单些。不过很多时候也都是难度和长度的叠加。

我其实很认同作者的方法,也希望自己能摸索出一个相对适合自己的二八测试方法。尽早投入,全速起跑,一气呵成,拥有闲余,顺势而行。


本文作者:思考问题的熊

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