Trello 看板内容太多,飞书表格帮你自动整理

Trello 看板内容太多,飞书表格帮你自动整理

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本文首发于「少数派

重度使用 Trello 的小烦恼

在「把飞书融入日常学习流程:一个人的飞书也挺好」这篇文章中,我曾提到

由于我每天会通过各种方式和渠道把素材保存到 Trello 的多个看板中,因此很难对每天产生的素材内容和数量有一个整体直观的感受,有时候某个列表已经很长了却全然不自知而没有处理。现在,飞书的 Trello bot 帮我解决了这个问题。

Trello 在我日常学习工作中有非常重要的作用,各种类型的学习和写作素材我都会通过 Trello 进行归纳和处理。

任务类的卡片可以在不同列表中移动然后进行归档,但是作为素材类的卡片我通常不会用归档的方式处理。这就导致了一个问题:随着素材越来越多,列表越来越长,虽然可以搜索,但整理汇总起来还是不太方便。

因此,我一度采取的解决方案是定期把 Trello 内容整理为表格。但是导出 CSV 表格是 Trello 的付费功能,所以我尝试了各种可能的方案来实现这个需求,比如寻找第三方插件工具或者利用 JSON 文件进行格式转换,然而效果都不理想。

这也成为我苦 Trello 久矣的一个小烦恼,直到用上了「飞书精灵」。

飞书精灵是什么

飞书精灵是飞书推出的一项应用整合服务(目前还在灰度测试阶段)。当我接触到飞书精灵之后,真正体会到了飞书在其官网的一句slogan:在飞书 享高效。

飞书精灵提供了大量的第三方应用和内部模块,我们可以非常方便的用它把第三方应用和飞书自身的消息文档等功能串联起来,从而实现各种富有创造性的自动化操作。

飞书精灵特点

可以看一下有没有你在用的效率工具。

如果你对 IFTTT 或者 iOS 捷径比较熟悉,上手飞书精灵也会非常轻松。其「Trigger……Action……」的运行模式本质是「if……then……」的操作逻辑,其中 Trigger 表示在满足某个条件的情况下产生触发效果,然后 Action 就会完成提前设置好的动作。

这个过程在第一次正确设置之后就会自动运行,从而将我们从很多重复性的工作中解放出来。

创建自动汇总 Trello 内容的飞书精灵

目前飞书精灵还在测试阶段,如果你的团队需要使用可以由管理员通过客服进行申请,然后管理员在后台添加「飞书精灵」这个应用后即可使用。

接下来,我将通过具体的操作步骤与大家分享如何使用飞书精灵将在线表格和 Trello 素材库结合,进而实现 Trello 素材库内容更新后自动在表格中追加更新。

在云空间新建表格

表格在飞书精灵中属于 Action 部分的内容,一共有两种操作方式:创建表格和新增一行。因为要实现的是在一个表格中追加新增卡片内容的效果,所以需要提前创建一个表格。

在使用「新增一行」的动作时所选表格必须具备表头以便后续进行更加详细的设置。因此,我根据 Trello 卡片内容在表格中创建了题目、标签、描述、成员和链接 5 列,如下图所示。

创建飞书精灵

表格创建完成后就进入设置飞书精灵的过程,可以通过客户端的「工作台」找到「飞书精灵」并进入设置页面在右上角点击「创建」。

这时展示在我们面前的就是如下图所示的「触发器」和「操作」选择框。

触发器设置

首先进行触发器设置,包括选择应用、选择触发器和设置选项三个步骤。

在「选择应用」界面点击「Trello」,在「选择出发器」选择需要的触发动作,根据一个卡片只需要记录一次的实际需求,我选择了「卡片创建」触发。随后在设置选项中绑定账号并选择需要监听的看板和列表。

三步完成触发器

至此,我们就完成了「触发器」部分的配置,接下来进入「操作」部分。

操作设置

操作部分依旧由三步组成,分别是:选择应用、选择操作和设置选项。

第一步首先选择「表格」作为应用,然后在选择操作时选择「新增一行」,最后设置选项里进行更为详细的设置。

操作设置前两步

设置的前三行表示需要对哪个表格的哪个工作表进行何种形式的追加。根据先前新建的表格信息,这里依次选择即可。

完成基本设置后会自动显示对应工作表的表头内容,也就是先前设置的 5 个列名。如下图所示,点击每个「加号」都会弹出可以添加的 Trello 元素,根据表格名字我依次选择了对应的内容。例如在「题目」列添加 Trello 的卡片名称,在「链接」列添加 Trello 卡片链接。

填充内容设置

给飞书精灵命名

完成了触发器和操作设置,最后只需要给新的飞书精灵进行命名和添加描述,方便他人使用。保存后就可以在「我的飞书精灵」看到它。

命名并开启

实际操作及效果

接下来进入实操步骤。

根据使用习惯,我一般会通过 Trello 的浏览器插件保存后续需要进一步处理的文献。这里勾选附件选项后会自动填充标题并把网页链接作为附件保存,也可以同时添加简单的描述信息。

因为我之前已经设置过 Trello 机器人的自动推送,所以飞书聊天界面会收到机器人的推送消息。

无论何时何地,当你想要对 Trello 卡片进行二次整理和汇总时,只需要在飞书云空间中打开对应的表格即可。

刚才我们保存的 Trello 卡片已经按照想要的方式追加成功,美滋滋。

写在最后

以上就是飞书精灵一个简单的应用示例。配置五分钟,开心两小时,高效一整年。

因为飞书精灵深度整合了飞书的消息、文档和表格三大使用场景,这让它和同类型独立工具相比具有了很大优势,尤其是当你和团队刚好也在用飞书进行协作的时候。希望这个例子可以帮你开启飞书精灵的探索之路,找到适合自己的流程和用法,也期待你的分享。

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