高效使用云笔记的5个问题和10个关键

高效使用云笔记的5个问题和10个关键

问题1:为什么使用云笔记
问题2:如何选择云笔记产品
问题3:云笔记中该记录什么
问题4:如何对信息进行分类
问题5:如何建立个人知识体系
关键1:善用搜索功能
关键2:office文档图片深度搜索
关键3:学会添加笔记内部链接
关键4:一键保存微信聊天记录
关键5:笔记本自由排序
关键6:迂回支持 markdown
关键7:凌乱网页简化格式
关键8:保证笔记及私密内容安全
关键9:充分利用专属印象邮箱
关键10:建立个人电子档案

问题1:为什么使用云笔记

大脑擅长的事情是思考而非记录。记笔记应该是每一个经历过学生时代的人都会有的习惯。大概四五年前,随着身边各种信息的海量增加,我逐渐感到只用纸笔记录显得吃力了,那时人人网还有微博之类的网站开始盛行,时不时会读到一些他人分享的文章,看到可能有用的我就会收藏但是到了真用的时候还得去网站上翻以前的收藏记录,而且有时找到的仅仅是“原文已删除”的结果。在大三经历了一次重要笔记本丢失事件后意识到只靠纸笔来记录不仅吃力而且有巨大风险,于是正式转向云笔记。

如今,我们的大脑每天都面临着“任务,想法和信息”这三座大山。

  • 任务指所有会花费精力和时间的事,包括需要做和想要做的事情。
  • 触景生情或者触景生感的事情其实一直在发生,但是很多好的想法总是无处安放和相互关联。
  • 每天面对海量的信息即要求我们学会筛选还要求可以进行快速定位。

面对这三座大山,使用且高效地使用云笔记就变得越来越重要。

问题2:如何选择云笔记产品

我前前后后试过市面上几款主要云笔记的付费版(没有付费版的不敢试用),例如国内相对知名的有道云,为知。最终我的选择是印象笔记。以下是几个原因,也是我挑选多数工具的主要标准,供你参考。

  1. 用户基数和范围足够大:印象笔记在2016年全球用户已经超过2亿,中国用户超过2000万。
  2. 公司规模足够大且产品尽量单一:做为曾经的独角兽公司,印象笔记在全球云笔记行业的地位无需多言,而印象笔记则是他们的唯一产品(还有极少量衍生产品,而且正在逐步砍掉)。这意味如果印象笔记产品砸了,公司也就完了。
  3. 足够重视用户体验和反馈:我曾分别以普通用户或者付费会员身份向几家产品反馈过BUG或者进行产品咨询,印象笔记的客服和反馈渠道是最畅通也是解决最完善的。如果你不信,不妨以申请token的名义给印象笔记发封邮件试试。
  4. 产品迭代足够快且改动不大:印象笔记的预览本和正式版迭代速度很快,且国际版本和国内版保持一致,产品思路清晰,不会突然来一次面目全非或者哗众取宠的迭代升级。
  5. 产品本身足够好用和安全:当用户规模足够大且产品相对单一时基本可以说明产品本身没什么问题,这里要特别强调的是印象笔记高级搜索功能,所有图片和office文档的内容都支持搜索。至于数据安全,首先突然关门的可能性极低(这也是不敢用没有付费版或者收入来源产品的原因),另外如果用国际版本数据本身存在谷歌云。

题外话:如果只用一条标准筛选,基本可以概括为 能用国外优秀产品就尽量不要用国内同类产品(不含任何歧视实事求是)。国内的厂家绝大多数都是一个调性,宣称免费的一定得想各种办法加广告(去看看163邮箱每次通过网页版发邮件是不是都会赠送一条广告);宣称更符合国人习惯的都是抄完之后瞎改改(抄就好好抄能不能不乱改,国人习惯就是加皮肤和头饰么)。

伟大的网易

问题3:云笔记中该记录什么

针对前文提到的三座大山(杂事,想法,信息),如何建立一个有条理且顺畅的思维模式是首要问题。很多时候我们不是不知道怎么做而是不知道做什么。

除了多关注当前任务,学会区分短期目标和长期目标 )。可以按照责任和关注点思路建立符合自身实际情况的思维模式。所谓责任是指自己承担的不同角色,关注点则是每个角色的不同关注方向。这样在面对问题和一件事情时,我们就可以先把它放在一个恰当的位置而不至于毫无头绪,如果一件事请不在自己的关注点内就果断放弃。

以作者本人举例,我本身具有工作角色,家庭角色和社群角色以及社会角色等责任,在工作角色中,我首先是一个在读博士,又是一个博客作者,还是生信技能树团队的一位讲师。于是,顺着这个思路可以整理出自己的如下关注点。

责任和关注点.png

在印象笔记中,我们可以根据不同的角色和关注点来建立信息分类体系。

问题4:如何对信息进行分类

面对每天接触的海量信息,第二个需要解决的问题是如何对信息进行分类,即明确信息类型和来源。

信息类型包括

  • 纸质:书籍;手写笔记;其他资料(说明书,会议资料,教材)
  • 文字:word 文档,markdown 文档
  • 图片:各种照片和截图
  • 文件和音视频:PDF等文本和会议录音录像等
  • HTML文本:通过浏览器看到的各种网页

信息来源包括

  • 短信和邮件:隐含信息为一件需要做的事情或者一份需要保存的资料
  • 即时通讯工具:如今大量有价值的信息存在于微信 QQ 等即时通讯工具中
  • 网站:各种论坛和博客文章。
  • 手机APP:公众号,阅读类应用。

针对不同的信息类型和来源,印象笔记可以进行如下操作:

  • 纸质:纸质书籍关键段落进行标注后直接进拍照,会议资料收写笔记等也可以电子化
  • 文字:放弃使用word,直接存为笔记即可
  • 邮件:每个印象笔记账号都有专属邮件帐户,可以直接保存到印象笔记
  • 即时通讯工具:微信聊天记录和公众号文章可以一键保存
  • 网站:主流浏览器使用剪藏插件一键保存
  • 手机APP:大量APP都接入了印象笔记API,支持直接转存。如 Pocket,IFTTT, inoreader, 多看阅读等等。

问题5:如何建立个人知识体系

知识体系这个词已经被各种所谓的“知识管理专家”说烂玩坏了,通俗地讲就是把碎片化、分散、相对独立的知识概念和信息加以整合,从而形成具有联系的知识系统进而解决实际问题。再通俗就是从输入到输出的过程。你接受了什么(多少)信息并不重要,输出了什么观点(解决了多少问题)才重要。

建立知识体系大体可概括为三步:获取信息、加工信息和串联整合。

目前获取信息的途径主要包括深度阅读(读书或者学习软件manual等第一手资料)和浅阅读(碎片化阅读如公众号等),深度阅读的优势是系统且主题固定,但比较费时和耗费精力;浅阅读的优势在于具有社交属性和相对高效,但通常内容随机主题分散,大量阅读伴随大量遗忘。

在印象笔记中,针对深度阅读可以尝试构建个人书库。每读完一本书建立一个笔记,可以包括书摘(拍照或kindle导入画线笔记),自己的读书笔记和其他经典书评,最后还可以整理成思维导图。

针对浅阅读,可以:

  • 判断是否感兴趣:浏览题目和首段内容;
  • 感兴趣的内容直接保存印象笔记
  • 对内容初步加工:对内容进行命名分类并添加标签;
  • 进行主题阅读:对相同标签内容进行主题阅读,并进行编辑和添加感想。
  • 信息源回溯:所有网页保存内容都会自动保存网页地址,感兴趣的进行回溯,查看信息源其它内容。

构建知识体系除了看到有用信息即收集,还需要获得有用信息即加工。在印象笔记中信息加工的三个要素分别是命名、分类和标签

命名可以包括时间地点和部分关键信息。

印象笔记支持笔记本组,笔记本和笔记三个层级分类。区别于传统的纸质笔记本和电脑文件整理思路,云笔记一定要弱化分类强化标签和搜索,其实只要用到笔记本和笔记这两个层级就够用了。

分类的方法有很多,例如可以按照未完成、已完成和参考资料进行分类。未完成是正在进行的任务和项目;已完成是已经结束的任务和项目;参考资料是其他任务和项目可能会用到的知识体系。

印象笔记支持建立250个笔记本的同时还支持10000个标签。我们可以把笔记本理解为类别,把标签理解为属性。例如我的未完成和已完成以及参考资料中都有“RNA-seq”或者“时间管理”等内容,我就可以通过标签来同时对它们进行查看。而同一篇笔记可以包含多个标签,进而从多个维度进行管理。

再次强调:用好标签是使用印象笔记最重要的一点。


接下来,我们关注一下高效使用印象笔记的十个关键点。

关键1:善用搜索功能

印象笔记的高级搜索实在太强大,看似只是一个简单的文字搜索,其实可以对笔记的创建日期、媒体类型、创建地点等信息搜索,而且还(部分)支持通配符与反选。除此之外,常用到的搜索语句可保存,以后可以直接点击以保存语句进行搜索。

这里仅罗列几个高频搜索技巧:

操作符 描述 范例
intitle: 在笔记标题中搜索。 intitle:咖啡 可以搜索标题中含有“咖啡”的笔记。
notebook: 在指定的笔记本中搜索笔记。 notebook:财务将只搜索“财务”笔记本中的笔记。
any: 将显示匹配任一 搜索关键词的笔记。若不使用该操作符,印象笔记搜索将只显示匹配全部关键词的笔记。 any:披萨 啤酒 将搜索所有含有“披萨”“啤酒”的笔记(去除any: 将只显示同时包含“披萨”“啤酒”的笔记)。
tag: 搜索含有指定标签的笔记。 tag:医疗 将搜索含有标签“医疗”的笔记。
resource: 搜索包含特定媒体类型(音频,图像等)的笔记。 resource:application/pdf 将搜索所有包含PDF文件的笔记。resource:image/jpeg 将会搜索所有内含JPEG格式图片的笔记。resource:audio/* 将会搜索所有内含音频文件的笔记。
source: 通过应用程序搜索笔记或者通过其他途径来创建它们(比如Email、SMTP来添加笔记;通过剪藏来创建剪辑,等等)。 source:mobile.* 将搜索所有创建于移动版应用某一类型的所有笔记。source:web.clip 搜索结果将显示所有通过剪藏创建的笔记。

关键2:office文档图片深度搜索

准确的说,印象笔记中其实不存在文档附件的概念,笔记中所有 PDF、Word、Excel 的内容都可以进行搜索的,图片里的文字也可以搜索。目前手写中文字体识别准确率并不高,英文还是靠谱的。

文档深度搜索

关键3:学会添加笔记内部链接

在进行信息收集和加工之后,使用添加内部链接功能可以为同类知识添加目录或者建立关联,在A笔记中插入B笔记的链接,点击即可跳转到B笔记。如下所示:

内部链接

关键4:一键保存微信聊天记录

现在大多数公司和实验室多多少少都微信办公了,很多聊天都记录参杂着各种通知和工作安排。

印象笔记支持直接保存聊天记录,操作方式如下。

同步聊天记录

关键5:笔记本自由排序

给笔记本名称前添加数字可以让笔记本按照自己希望的顺序排序,方便查找,提高效率。

笔记本命名

关键6:迂回支持 markdown

印象笔记并不支持完整的markdown语法,目前只有几个类似于markdown语法的快捷操作方式。这个问题可以通过使用开源的第三方编辑器和插件解决。

首先申请印象笔记的 Developer token;安装vs code 编辑器并安装 EverMonkey 插件,在编辑器编辑好之后就可以进行推送,在印象笔记端呈现的就会是渲染好的文件了。最后再把原始的markdown文档做为附件保存在笔记中就大功告成。

当然,有些印象笔记第三方编辑器可以支持markdown语法,可以自行搜索。

关键7:凌乱网页简化格式

有时从网页保存的文章有奇奇怪怪的复杂格式,保存到印象笔记中看的非常心累。可以使用网页剪藏插件的隐藏广告功能。

隐藏广告

有些微信公众号文章的排版也花哨过头,这时可以使用简化格式功能。

简化格式前
简化前

简化后
简化后

关键8:保证笔记及私密内容安全

有些人喜欢把一些比较私密的信息保存在印象笔记中,为了不让别人直接看到想要保密的内容,可以对笔记中的部分内容进行加密,在手机客户端也可以设置打开应用需要指纹解锁。

在笔记中选中一部分内容,然后右键点击选择加密文本,就可以直接设置密码。

加密文本

再打开有加密内容的笔记就是如下效果。

加密文本

另外,为了进一步保证安全,印象笔记支持类似于iOS系统的两步验证。如果在新设备登陆,除了输入密码之外,还会要求输入短息验证码或者 Google Authenticator 生成的随机验证码。

关键9:充分利用专属印象邮箱

每个印象笔记账号都有专属邮件帐户,提前把这个邮箱存到自己常用的邮箱联系人中。一方面在收到重要的邮件后可以直接转发到印象笔记,内容和附件都会自动保存,另一方面在发送某些重要邮件时也可以直接密送印象笔记。订阅某些邮件服务时,比如信用卡账单,还可以直接填写印象笔记邮箱。

另外,只要知道另一个印象笔记用户的注册邮箱,就可以通过邮箱地址将自己的笔记共享给对方,并进行协同操作。

关键10:建立个人电子档案

除了利用印象笔记构建知识体系之外,另一个应用方向就是建立个人信息档案。

一方面可以把自己各种缴费的重要收据和所买电子产品说明书进行电子化备份,已被不时之需;另一方面可以建立自己的财务档案和旅游档案等内容;同时也可以建立个人简历,保存适用于各种场合的自我介绍,各类证书的扫描件和不同尺寸的照片等。

使用印象笔记手机客户端对文本材料进行拍照时,会识别名片和纸张边缘等信息并自动矫正,拍完直接保存无需二次处理,如下图所示。

照片处理

参考资料及扩展阅读
《印象笔记留给你的空间》 李参
印象笔记官方帮助文档


本文作者:思考问题的熊

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